Digitale transformatie: van A naar ergens

Werd digitalisering door bestuurders en toezichthouders nog wel eens als spielerei gezien, sinds corona zal een bedrijf of organisatie wel digitaal móeten transformeren om bij te blijven. Volgens consultant en auteur Wim van Hennekeler is er echter een groot verschil tussen leidinggeven bij traditionele en digitale transformaties.  

  Op afstand werken is een trend die al langer gaande is, maar corona is volgens Van Hennekeler wel een accelerator geweest. “Er zitten veel voordelen aan, zoals besparing op reiskosten en efficiënter om kunnen gaan met bedrijfsruimte, maar het is geen absolute zegen. Stel je maar eens voor dat een manager die normaal veel met zijn team optrekt, dit nu de hele dag met Teams of Zoom moet doen. Daar word je als mens niet heel blij van.” Toch is de coronacrisis voor organisaties op het vlak van digitalisering en de bijkomende voordelen een eyeopener geweest. “Voor sommige bedrijven en organisaties was thuiswerken makkelijk te regelen, omdat ze bijvoorbeeld internationale klanten hebben en al geregeld aan videobellen deden. Maar anderen hadden zoiets van ‘we moeten nu actie ondernemen want anders missen we de boot’.”

Multidisciplinair

Een belangrijk verschil tussen leidinggeven bij ‘gewone’ transformaties en digitale is dat er veel meer op een multidisciplinaire manier gewerkt moet worden. “Digitalisering is geen projectje van één persoon, het gaat iedereen in een bedrijf aan. Ik maak wel eens de vergelijking met silo’s. Waren er bij traditionele projecten losse silo’s, dan moet er nu silo-overstijgend worden gehandeld. Een groot struikelblok en waar nog wel eens foute besluiten over genomen worden is dat bedrijven onvoldoende gebruik maken van de data die ze in principe al hebben. Ze zijn soms geneigd één persoon hiervoor verantwoordelijk te stellen, maar wil je dit goed archiveren en correct gebruiken dan is het dus juist belangrijk om silo-overstijgend te opereren en iedereen hiervoor in zekere zin medeverantwoordelijk te maken.” Groot verschil is daarnaast dat het eerder om duidelijke, afgebakende projecten met een einde ging. “Een fusie is natuurlijk een heel belangrijk en veelomvattend project, maar op een gegeven moment is het klaar. Digitale transformaties zijn nooit af, omdat er steeds weer nieuwe producten of diensten op de markt komen die in een bedrijf moeten worden geïntegreerd. Het is dus niet meer van A naar B, maar bij digitale transformatie eerder van A naar ergens.”

“Meetings op kantoor moeten waardevol zijn”

Veel managers die bij een traditioneel bedrijf werken zijn gewend om lang, veelvuldig en met verschillende personen en lagen in een organisatie te overleggen. In een gedigitaliseerde organisatie kan die bureaucratie niet meer en moet er sneller worden gehandeld. “Organisaties zijn complexer geworden. Zo moet je enerzijds innovatief zijn en snel kunnen beslissen. Anderzijds horen er nieuwe risico’s bij zoals cyber security of opgelopen imagoschade die al door een enkele onhandige tweet kan optreden. En terwijl organisaties traditioneel altijd hiërarchisch ingericht waren, zal je nu als leidinggevende meer een kader moeten creëren met doelen en de purpose van een bedrijf waarbinnen medewerkers autonomer en sneller kunnen beslissen.” Ook de input van jongeren die meestal sterker zijn op het gebied van digitalisering is een belangrijk verschil. “Eerst werd er altijd advies gevraagd van ouderen, nu kan dat zomaar eens andersom zijn. Het is dus belangrijk voor leidinggevenden, zoals bestuurders en toezichthouders, meer te leren over de belevingswereld van jongeren.” Ook een divers team is een essentiële component en kan een organisatie veel brengen. “Verschil van gender, diverse culturele achtergronden maar tevens verschil in stijl en attitude zijn belangrijk. Als je alleen maar gelijkgestemden hebt bewandel je namelijk altijd dezelfde paden terwijl je bij een divers team veel creatiever kunt zijn en elkaar beter scherp kunt houden.”

Brainstorm

Thuiswerken zoals nu gebeurt zal niet voor eeuwig zijn. Uit onderzoek blijkt dat bedrijven en organisaties niet meer terug willen naar de werksituatie voor corona en dat de voorkeur, indien mogelijk, uitgaat naar een gulden middenweg. “Er zitten voordelen aan het thuiswerken, mits de voorzieningen en afspraken over digitale toepassingen goed afgestemd zijn. Het is dan wel zaak om de meetings op kantoor waardevol te maken. Dus niet naar kantoor komen en daar gaan werken zoals vanouds, maar die tijd optimaal benutten. Zo kan een wekelijkse vergadering prima via Teams of Zoom plaatsvinden, maar een creatieve brainstorm is toch wat lastig.” Lachend vult hij aan: “Je zal het niet geloven, maar je hebt dus toepassingen om die creatieve brainstorms digitaal na te bootsen, met post-its en al. Dit komt heel goed in de buurt, maar toch zou ik ervoor willen pleiten om dit soort afspraken als het even kan fysiek te doen. Beter voor het teamgevoel, inspiratie en die manager hoeft dan ook niet van negen tot vijf achter zijn beeldscherm te vergaderen.”  

---

 

Wim van Hennekeler begeleidt en adviseert organisaties, directies, Raden van Bestuur en afdelingen bij veranderingen. Hij publiceert regelmatig in de vorm van artikelen en schreef het boek ‘Foute Besluiten’ dat in 2019 uitkwam. Ook spreekt hij geregeld over deze onderwerpen op seminars en congressen.