Next Level Board Dynamics deel 1: Dynamiek binnen de RvC

Dynamiek binnen de raad van commissarissen is een van de top-drie uitdagingen van de commissaris anno nu, zo blijkt volgens Stefan Peij uit recent onderzoek[1] van Governance University.   “Mijn uitdagingen zijn het bewaken van evenwicht tussen de eigen- en de groepsopvattingen en evenwicht tussen procesmatig ruimte geven en ingrijpen”, aldus een respondent van ons onderzoek. Met één stem spreken als raad van commissarissen is lastig, omdat er meestal onvoldoende ruimte is of wordt genomen voor onderlinge afstemming. Door deze situatie zijn de belangrijkste interne dynamiek-thema’s de teamvorming (elkaar ‘kennen’) en communicatie. De raad van commissarissen heeft een eigenstandige en collectieve verantwoordelijkheid, maar het bestuur en vaak andere functionarissen zijn het grootste deel van de tijd aanwezig. “Moeten we als raad van commissarissen op één lijn zitten en hoe krijgen we dat voor elkaar?", schreef iemand. Mijn handvatten voor de commissaris met betrekking tot een goede groepsdynamiek binnen de raad van commissarissen zijn:

• Transparant, open en eerlijk zijn, niet alleen over inhoudelijke waarnemingen maar ook over eigen afwegingen, twijfels en overtuigingen.
• Als je merkt dat iemand dat niet is, spreek elkaar daar op aan.
• Duidelijk zijn over verwachtingen, en verschillen met respect behandelen.
• Buiten de vergaderingen om activiteiten organiseren, met aandacht voor elkaars achtergronden en denkwijzen. Voorbeelden zijn wandelen in tweetallen of persoonlijkheidstests bespreken onder externe begeleiding.
• Vergader structureel met en zonder het bestuur. Een voorvergadering helpt om te ‘landen’ en inhoudelijke zaken voor te bespreken; een navergadering om procesmatig terug te blikken op basis van gemaakte afspraken.
• Goede voorbereiding is het halve werk. Het enkele dagen voor de vergadering afstemmen van waarnemingen binnen de raad van commissarissen helpt bij het meer ‘spreken met één stem’. Ook kan de bestuurder indien gewenst al meer concrete voorbereidingen treffen.

De uitdagingen rondom board dynamics zoals hier beschreven zijn voor een deel terugkerende gedragskundige thema’s. Uit onze eerdere wetenschappelijke onderzoeken[2] bleken ook al de gedragsdynamische onderwerpen bovenaan de uitdaging-lijstjes van commissarissen te staan. Ook toen betrof het omgang binnen de raad van commissarissen en van de raad met het bestuur en informatie-asymmetrie. Al deze uitdagingen komen voort uit het verschil in frequentie tussen commissarissen en bestuurders. Commissarissen zijn ‘laag-frequent’ en kennen daarom vooral uitdagingen die samenhangen met tijdbesteding, afstemming, prioriteitsstelling en toegevoegde waarde. Bestuurders zijn ‘hoog-frequent’, hebben dus per definitie veel tijdbesteding en afstemming, en moeten continu keuzes maken tussen welke informatie wel en niet te verstrekken aan de commissarissen. Volgende keer in deel twee gaat Stefan Peij in op de dynamiek tussen raad van commissarissen en bestuur.

---

[1] Het onderzoek is onderdeel van het jaarlijkse benchmarkonderzoek onder ruim 200 commissarissen, in 2019 uitgevoerd door Board in Balance in opdracht van Grant Thornton. Het betrof de open vraag welke uitdagingen de respondent ervaart in zijn of haar werk als commissaris. De antwoorden zijn door de onderzoekers middels ‘open coding’ technieken gerubriceerd in de zes uitdagingen. Ik bedank daarvoor dr. Pieter-Jan Bezemer van de McEwan University in Perth, Australië. De drie belangrijkste van deze uitdagingen worden hier behandeld. [2] How Two Tier Boards Can Be More Effective, Corporate Governance, nr. 1-2014 (Bezemer, Peij et. al, 2014) en The Effectiveness of Supervisory Boards, International Journal of Business Governance and Ethics, nr. 3-2012 (Peij, Bezemer et. al, 2012) Dr. Stefan Peij is directeur van Governance University